ロータリーの諸会合 

ロータリーには国際大会、地区大会、例会から、IM、家庭集会に到るまでのさまざまな会合があります。
RI定款・細則上で定められている会合の内、RI理事会、国際大会、規定審議会、国際大会、RI各種委員会会合、国際協議会、地域大会はRI主催で開催され、地区協議会、会長エレクト研修セミナー(PETS)はガバナー・エレクト、地区大会はガバナーが主催して開かれます。
標準ロータリークラブ定款で定められている会合は、クラブ例会、年次総会です。

さて、我々にはRI定款・細則およびロータリークラブ定款を遵守する義務がありますから、これらの規約で定められている会合については、その名称を勝手に変更したり、会合を取りやめたりすることはできません。ただし、その会合の内容についての取り決めが、これらの規定に明記されていない場合には、RIの会合はRI理事会が、地区の会合はガバナーが、クラブの会合はクラブ理事会の裁量で決定することができます。

地区やクラブの会合

1.      地区大会
毎年、地区大会を開催することはRI細則15.040で定められていますから、これを中止することはできません。地区大会の内容に関しては、「地区大会の12の要素」という取り決めがあって、その中で「会期は最小2日、最大3日」、「本会議とグループ討論に9時間を当てる」、「RI会長代理は少なくとも2回講演する」等のことが定められています。従来、この「12の要素」は、should be 「・・しなければならない」という表現で、これを守ることが原則とされていましたが、2001年規定審議会でその表現が recommend 「・・するように推奨する」と改正されたので、かなりの部分がガバナーの裁量権に委ねられることになりました。
開催時期に関する定めはありませんが、できれば上半期に開くように推奨されています。

2.      地区協議会、PETS
これらの会合は、RI細則15.020、15.030で、その開催時期が定められていますが、会議の具体的な内容についてはガバナー・エレクトと研修リーダーに任されているようです。 

3.      IM
現在のロータリーの規約の中にはIMに関する取り決めはありません。従って、IMを開催するか否か、開催する場合のIMの名称、時期、内容、主催者等は全く自由ということになります。
日本ではガバナー補佐が主催者となって、ほとんどの地区でIMが開催されていますが、外国ではほとんどの地区がIMを中止しています。 

4.      地区の各種セミナー
規約上の取り決めはありませんが、ガバナーが必要と認めれば、自らが主催して開催するのが普通です。

5.      地区の各種委員会会合
これも規約上の取り決めはありませんが、地区委員会はガバナーから受けた諮問に対して答申を出す責任があるので、委員会を開催する必要が生じます。開催者は委員長であり、会議の内容は全く自由です。

6.      クラブ例会
毎週1回、クラブ例会を開催することは、クラブ定款第5条で定められていますから、定款上、休会や変更が認められる例外規定を除いて、これを勝手に中止したり変更することはできませんが、例会開催の曜日、時間、場所、例会の具体的内容は、クラブ細則で定めることになっていますから、変更することができます。

7.      クラブ年次総会
役員を選挙する会合を年次総会と定め、その時期もクラブ定款で定めています。定款・細則改正やその他重要な議案を審議する会合を臨時総会と呼ぶクラブもありますが、これは間違いです。ロータリーには臨時総会という言葉はないので、そういった案件を審議する例会のことを、一般の例会と区別して「定足数を満たした例会」と呼んでいます。

8.      クラブ理事会
クラブ定款には、理事会に関する規定はないので、理事会の構成員、その権限、開催時期、理事会議事の内容等は、クラブ細則で任意に定めることができます。

9.      クラブの各種委員会会合
これも、クラブ細則で自由に定めることができます。

10. その他のクラブの会合
クラブ協議会(クラブ・アッセンブリー)、クラブ討論会(クラブ・フォーラム)、クラブ・セミナー、家庭集会、ファイア・サイド・ミーティング、ラウンド・テーブル等々、いろいろな名称の会合があります。クラブ協議会はクラブのプログラムや活動について協議するクラブ役員、理事、委員長の会合という定義がありますが、これらの会合は、定款・細則上で定められた会合ではありませんから、どのような名称をつけようが、どのような内容で開催しようが、まったく自由です。