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炉辺談話(50)

 つい先日までは、コンピューター・オタクの遊びの手段に過ぎなかったE-メールも着実に市民権を獲得し、今や、欠かすことの出来ない通信手段の一つとなりました。
 この傾向はロータリーの社会でも同様で、4-5年前は、WCSや財団や青少年交換などの限られた分野でしか使われていなかったメールが、RIの理事会・委員会、地区との正式な連絡網として定着した感があり、この傾向は今後、地区やクラブに広がっていくものと予測されます。

 2000年度より、デブリン会長エレクトの要請に基づいて、各地区にインターネット情報伝達役員(ICO)を置くことになりました。RIとガバナー間の情報伝達は、E-メールが原則となり、ICOは毎日、RIから送られてくるE−メールを受信して、ガバナーに取り次ぎ、ガバナーからの返信をRIに送ることが義務づけられています。
 さらに5月16日づけの会長エレクトからの通達によると、このネットワークを各クラブ・レベルまで広げて、クラブにもICOを置き、かつクラブ会長もE−メール・アドレスをRIに登録するように要請しています。
ロータリー・ワールドの5月号には、事務局からの連絡事項として、コミュニケーションの流れを簡素化して、スピード化と経費削減を図るために、RI事務局、理事、管理委員会、委員会、タスク・フォース、地区ガバナーの連絡には、E−メールを積極的に使うことが決定したと記載されています。例外事項として、E−メールの信頼性が低い地域、接続料金が高すぎる地域があげられていますが、これは、言葉の裏を返せば、使えないとか嫌いだという理由は通らないということであり、当惑されている方も多いと思います。
 

 日本人ロータリアンのE-メール・アドレスの所持率は極めて低く、全体では20-30%程度ではないかと予測されます。2000年度から20のタスク・フォースが設けられ、世界34ゾーンから1-2名の比較的若い年度のパスト・ガバナーがコーディネーターとして、合計約1,000名任命されていますが、日本(1-4ゾーン)から任命された98名中、アドレス所有者41名(41.8%)に比べて、アメリカ(23-34ゾーン)は355名中330名(93%)、カナダ(22ゾーン)は100%と、極めて高いのが世界の現状です。
  E-メールは通信手段の一つであり、万年筆を使うか、キーボードを使うかの選択に過ぎません。コンピューターの専門知識など全く必要は無く、幾つかの簡単な約束事だけを覚えれば、小学校の1年生でも、チンパンジーの花子にでも扱える代物なのです。マイカーを扱うより、何十倍も簡単なキーボードにもっと親しんでもらいたいものです。

  E-メールを快適にやり取りするための十ケ条を思いつくままに並べてみました。

@ メール・アドレスを公開することは、メールを常用することを宣言することです。一週間ぶりに開けたのでという言い訳は通用しません。1日1回は必ずチェックしましょう。できれば、朝夕2回チェックすれば安心です。
A 秘書や事務員に送受信させるというケースも多いようですが、私信をあつかうのですから、なるべく本人が処理するように心がけましょう。
B メーリングリストを利用することは、特定多数の人にメールが届くことを意味します。特定の個人に対するメールはメーリングリストを使わずに、個人のアドレスに送るように心がけましょう。
C お互いに忙しい身体ですから、必要な用件のみを簡潔に伝えるように心がけましょう。読む人も書く人と同じくらいのエネルギーと時間を消耗するのです。
D メールを読んだら、その場で返信を書くように習慣づけましょう。
E 長文のドキュメントやフォーマットが定められた文章は、添付文書として送る方が処理しやすいと思います。
F 添付文書を送るときには、その文書のウイルス感染が絶対無いことを確認した上で、送ってください。アンチ・ウイルスのプログラムを活用しましょう。
G 知らない人から来たメールの添付文書は絶対に開かず、直ちに削除するように習慣づけましょう。ウイルスの感染を防ぐためです。
H 文書にはテキストとhtmlの2種類があります。テキストを使うのが原則ですが、初期設定のままで使っている初心者はhtmlになります。やかましく注意して、初心者に拒否反応を起こさせるよりも、ベテランが初心者に合わせてあげる優しさも必要です。
I やり始めた当初は面白く、写真やアニメや音楽を入れてメールを送る人も結構多いようですが、受け取る側が非常に迷惑に感じる場合があります。あくまでも、通信の手段と考えてシンプルに徹する方がいいと思います。